Aunque la habilidad para negociar es “un todo”, es posible distinguir y evaluar por separado las distintas destrezas que forman el perfil de un profesional. La imagen que tiene de usted mismo es importante porque le permite saber cómo se ve y cuánto está dispuesto a esforzarse para llegar a compromisos en la negociación. Presentamos a continuación otra serie de afirmaciones que tienen que ver, esta vez, con las habilidades y destrezas como negociador. También como en el caso anterior, cuanto mayor es la actitud de la persona objeto de evaluación de acuerdo a los criterios, más adecuadas son las características para la negociación:
- Sé distinguir objetivos básicos de las metas coyunturales.
- Cuando me hablan, suelo escuchar sin interrumpir.
- Soy una persona que empatiza fácilmente con los demás.
- Aunque mi interlocutor esté furioso, yo sé mantenerme tranquilo mientras negocio.
- Mi interés personal es que todas las partes de la negociación salgan favorecidas.
- Cuando empiezo a negociar, sé que finalmente yo también tendré que ceder algo.
- Soy muy meticuloso a la hora de analizar los detalles de un problema.
- Aunque esté cansado, puedo seguir trabajando horas y horas.
- Me gustan las situaciones de conflicto.
- Los problemas difíciles los tomo como un desafío.
Vamos a considerar la preparación de la negociación como una “tarea” que hay que llevar a cabo antes de sentarse a negociar. Para eso es necesario revisar punto por punto todo lo que necesitamos saber o tener claro.
A.- Definir con precisión los temas a negociar:
- ¿Dónde están los principales escollos?
- ¿Cuáles son los antecedentes?
- ¿Cuáles son, en mi opinión, los problemas de fondo?
- ¿Cómo los ve la otra parte?
- ¿Cómo voy a presentar mis ideas a los otros?
- ¿Dónde difieren nuestros puntos de vista?
B.- Definir nuestras metas:
- ¿Por qué estoy yo negociando?
- ¿Cuál es mi objetivo en esta negociación?
- ¿Qué tendría que hacer para conseguir lo que quiero?
- ¿En qué quiero ceder y en qué puedo ceder?
- ¿Cuáles son los límites que no debo traspasar?
C.- Documentarse:
- ¿Dónde y cuándo va a celebrarse esta negociación?
- ¿Quiénes están en el otro equipo y qué sabemos de ellos?
- ¿Cuál es su estilo de negociar?
- ¿Cómo son ellos personalmente?
- ¿Qué grado de “autoridad” tengo yo ante los demás?
- ¿Cuáles serían las consecuencias de no llegar a un acuerdo?
D.- Adoptar una estrategia de resolución de problemas:
- ¿En qué puede beneficiarnos esta negociación?
- ¿Qué espero dar y recibir?
- ¿Cómo voy a abordar este conflicto?
- ¿Cuál será mi reacción ante los intentos de la otra parte por resolver el conflicto?
- ¿Qué concesiones voy a hacer?
- ¿Qué espero a cambio?
E.- Ser asertivos:
- ¿En qué puntos puede haber más diferencias?
- ¿Dónde es más probable que aparezcan focos de tensión?
- ¿En qué puntos voy a manifestar firmeza?
F.- Personalizar la relación:
- ¿Utilizo alguna estrategia para “romper el hielo?
- ¿Conozco los nombres de mis interlocutores?
- ¿Qué puedo hacer para suavizar las tensiones?
- ¿Cómo puedo incrementar la confianza entre las partes?
G.- Preparar el cierre y el acuerdo final:
- ¿Qué estrategia de cierre tengo preparada?
- ¿Quién tiene que aprobar los acuerdos y en qué fechas?
- ¿Quién tiene que redactar los acuerdos?
- ¿Qué trámites hay que seguir a continuación?
Cada una de las etapas de la negociación tiene su sentido y todas son necesarias, aunque a veces nos parezcan un poco convencionales. Para llevar bien la negociación es necesario entender bien el sentido de cada etapa.
- ETAPA 1. TOMA DE CONTACTO.
La negociación en el mundo de las relaciones laborales es un proceso continuo donde siempre estás conociendo gente. Pronto se aprende que las cosas van mejor cuando uno se toma tiempo para conocer a las personas. La ventaja de observar y escuchar es evidente. Si conoces a las personas, te das cuenta de cuáles son sus intereses, debilidades e inhibiciones. También te das cuenta de si los interlocutores son novatos o expertos. Por eso conviene practicar la escucha activa desde el primer minuto. Un buen consejo para la toma de contacto es empezar el diálogo de manera informal, pero sin perder la compostura.
El ritual de la presentación es inevitable. Mi objetivo en esta fase es tratar de saber lo máximo posible de la otra parte, de sus metas, aspiraciones y puntos débiles. Trataré de ser cortés, pero sin perder de vista que estamos negociando.
- ETAPA 2. DEFINICIÓN DE METAS.
Tras los saludos, cada una de las partes empezará a hablar de sus metas. Lo aconsejable es no hablar todavía de problemas concretos y escuchar lo que cada cual tiene que decir. Una manera de empezar puede ser esta: “Me gustaría que esta negociación fuera constructiva y que todos podamos expresarnos con libertad sobre lo que nos preocupa”. Aquí no se ha hablado todavía de lo que podríamos llamar las reglas del juego; en cambio, se ha indicado el deseo de que el clima sea franco y abierto.
A continuación hablará la otra parte para expresar sus intenciones indicando cómo quiere que transcurran las negociaciones. Es el momento de discutir sobre cuestiones de procedimiento. Cuando saludamos a otra persona se espera que las primeras palabras sean amistosas. En la negociación es algo parecido. Todavía no es el momento de abordar los asuntos espinosos, que quedan para más adelante.
Los demás tienen que conocernos: es el momento de declarar nuestras metas. También voy a seguir profundizando en las metas y objetivos que tiene la otra parte. Mientras tanto, intento rebajar las tensiones y preparar el terreno para la concertación que debiera venir a continuación.
- ETAPA 3. APERTURA
Es el momento de todas las ofertas y las contraofertas. Se trata de una fase muy dinámica que puede adoptar múltiples formas. Algunas negociaciones tienen un solo punto y otras tienen muchos temas en agenda. Por eso, es muy difícil saber cuál va a ser la dinámica, lo que puede durar, las tácticas que van a usarse, etc. Es normal que vayan saliendo sobre la marcha otros asuntos que no se habían previsto. En general, los temas que se negocian van entrelazados de modo que no se cierra uno hasta que se cierran todos. A veces, sin embargo, es posible separar los apartados para presionar con más eficacia a la otra parte. Por ejemplo, la parte empresarial puede intentar tratar por separado la situación del personal de fábrica y la de los administrativos, mientras que los sindicatos prefieren meterlo en el mismo paquete. En algunas negociaciones todos los temas están entrelazados y no se cierra la negociación hasta que hay acuerdo general.
Lo mejor es diseñar una estrategia antes de empezar y decidir si lo que más nos conviene es juntar los temas o ir parte por parte. En cuanto al orden, una opción es empezar por lo más fácil y terminar por los temas más complicados. Esta táctica tiene la ventaja de que se avanza más en la negociación y las dos partes tienden a ser más flexibles para lograr un acuerdo. Sin embargo, hay quien piensa que es mejor ir al grano, es decir, resolver primero los asuntos de fondo y luego ocuparse de los detalles.
Tras la dramatización inicial existe el peligro de bloquearse. Para romper el punto muerto hay que hablar de temas concretos. Una buena idea es hablar y pensar sobre cada uno de los temas antes de sentarse a negociar. Esta estrategia nos ayuda a decidir si es mejor juntar o separar los distintos temas. Cuando tengo clara cuál es mi estrategia, empiezo a hablar de los asuntos pendientes uno por uno.
- ETAPA 4. DISCUSIÓN Y CONCESIONES.
Lo normal es que los desacuerdos aparezcan enseguida. El toma y daca que sigue a la etapa 3 es inevitable y hay que asumirlo como una fase necesaria y previa a los acuerdos. En todo caso, el problema no son las discrepancias sino cómo manejarlas para promover un acercamiento. El conflicto es una ocasión para conocer distintos puntos de vista y nos ayuda a tener presentes las posiciones, objetivos y necesidades de la otra parte.
Los negociadores van a hablar de lo que les gustaría lograr, y nosotros tenemos que averiguar con qué se conformarían. Por eso hay una primera fase donde todos exageran. La dramatización y los efectos forman parte de ese escenario. Los buenos negociadores tratan de conseguir las metas que les gustaría alcanzar, pero saben que para llegar a un acuerdo hay que renunciar a una parte de esas metas y mantenerse en un nivel más realista, es decir, hay que desembocar en aquello que es posible conseguir.
Por eso la negociación implica estrés. La rivalidad es inevitable, pero eso no significa que hay que acabar en un pulso violento. Es mejor ver la negociación como un proceso que nos permite tomar conciencia de las necesidades propias y ajenas. Si adoptamos este planteamiento, poco a poco se irán abriendo zonas de posibles acuerdos y compromisos.
Cuando están expuestos los asuntos a debatir, dejaremos claro en qué áreas no estamos de acuerdo con la otra parte. También hablaremos de lo que eso supone en términos de conflicto. Este paso es imprescindible para empezar a negociar de forma realista.
- ETAPA 5. APARICIÓN DE “ZONAS DE INTERCAMBIO”.
Para que haya acuerdo tiene que haber un solapamiento entre las necesidades y objetivos de ambas partes. Cuando menos, las dos partes han de admitir que es mejor intercambiar que no hacerlo. Por eso, antes o después alguien manifestará su intención de llegar a un compromiso. Las expresiones que incluyen una intención de compromiso son de este tipo: “Supongamos que se acepta su idea...”; “Imaginemos por un momento que...”; “¿Qué pasaría si...?”.
Ahora hay que prestar atención y ver si alguien está deslizando una posible oferta, un atisbo de compromiso. También es un momento para reflexionar. Si nuestro equipo se precipita podemos provocar la retirara de la otra parte, porque al vez la situación aún no está madura para el acuerdo.
En este punto podemos usar una táctica de tipo eco. Por ejemplo, podemos preguntar: “¿Significa eso que aceptan reconsiderar los complementos?”. Esta táctica tiene las siguientes ventajas:
- Mientras ellos hablan te dan tiempo para pensar y decidir qué te conviene, decir que sí, rechazar la propuesta o matizarla.
- Además, la otra parte puede mejorar su oferta porque aún no sabe si nos cerramos en banda a lo que ellos proponen.
- También pueden tratar de argumentar y justificar su propuesta, y eso nos da pié a arrancarles más concesiones.
A veces es la otra parte quien lanza un “eco” para sondearnos. En ese caso, nosotros siempre que sí, que en efecto, “eso es lo que queríamos decir”. Pero no tratamos de suavizar nuestra propuesta. La otra parte tendrá que elegir entre decirnos que aceptan el trato, que no lo aceptan o plantear una alternativa.
Las dos partes harán algunas concesiones e intentan llegar a un compromiso. Tengo claro en este momento que una cosa es lo que me gustaría y otra lo que de verdad puedo lograr en esta negociación.
- ETAPA 6. ACUERDOS CONDICIONALES.
Esta fase suele ser corta, pero muy cargada. Los acuerdos condicionales abren la puerta a la resolución del conflicto, la mejora del clima y eventualmente el inicio de nuevas negociaciones. Cuando se llega a un acuerdo de principio o acuerdo “condicional” hay que asegurarse de que no se dé marcha atrás, sobre todo si se necesita la aprobación de un tercero. Lo mejor es suscribir un borrador de acuerdo en el acto. Con eso se eliminan posibles malentendidos y discrepancias en la interpretación del acuerdo.
Es importante saber qué autoridad tienen quien negocia con nosotros. Hay negociadores que se pasan semanas explorando lo que les puede ofrecer la otra parte y luego se descuelgan diciendo que ellos no pueden dar el visto bueno, que tienen que consultar con un superior. Naturalmente, el “superior” dirá que no y a continuación se presenta una contrapropuesta que no es tan buena como la que habíamos negociado.
La regla básica es esta: si tú tienes autoridad para negociar un acuerdo tendrás que negociar con alguien que también tenga autoridad. Cualquier otra opción socava tu posición y le da ventaja a la otra parte.
Es el momento de consolidar los preacuerdos que se ha ido logrando. Para ello voy a sugerir que se haga un borrador de acuerdo y se firme ahora mismo. Tengo claro que el objetivo de una negociación es siempre llegar a un acuerdo.
- ETAPA 7. EVALUACIÓN DEL PROCESO.
Tan pronto como finalice la negociación conviene hacer un balance de todo el proceso. Eso supone revisar el desarrollo, anotar los temas tratados y valorar los puntos fuertes y débiles de las dos partes. De esta manera preparamos la siguiente negociación y mejoraremos mucho nuestra autoconfianza.
Conviene dedicar unos minutos a repasar lo sucedido en la negociación. Eso nos permite valorar los puntos fuertes y débiles de las dos partes, además de abordar la siguiente ronda conociendo mejor los temas pendientes.
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