(11.4) Un proceso de readaptación... - IV / VI

El proceso de formar la visión de una nueva organización se denomina “planificación organizativa”. Las metas y los objetivos de la planificación organizativa son: 

• Construir el alcance de la transición en el ámbito organizativo.
• Situar la organización en una posición de correspondencia primaria con la nueva estrategia de la empresa.
• Determinar las responsabilidades (quién rinde cuentas a quién) y la estructura jerárquica.
• Proveer contactos y una coordinación eficiente entre los departamentos/divisiones.
• Formular nuevas descripciones de puestos de trabajo. 

La planificación organizativa se lleva a cabo en los siguientes ámbitos: 

• Estructura: funciones, procesos, grupos de trabajo, niveles jerárquicos, estructura del personal y responsabilidades.
• Toma de decisiones y responsabilidades: los procesos de toma de decisiones, los principios de gobierno y las responsabilidades.
• Roles, cargos y funciones: roles organizativos claves, distribución de responsabilidades para implementar los grupos de trabajo y determinación de tareas correspondientes a las funciones laborales.
• Planificación de grupos de trabajo/divisiones: determinación de las tareas relacionadas y de los recursos necesarios para el funcionamiento organizativo.
• Fijación de indicadores de resultados: desarrollo y seguimiento de indicadores de éxito para el personal, los grupos, las divisiones y la empresa como un todo.
• Mecanismos de desarrollo: mecanismos para desarrollo de personal, en un ámbito técnico, en sistemas de gestión, etc. 

Un evento estratégico se refiere normalmente a un impacto en el tiempo y un cambio en el alcance de la vida de la empresa que influye en toda la organización o en una parte significativa de ella. Muy a menudo, un evento estratégico se denomina “cambio estratégico”. Algunos ejemplos de cambio estratégico pueden incluir: 

a)    Cambios políticos del status de la empresa: fusión, venta de parte de un mercado, redistribución de la propiedad entre el sector privado y el público, etc. 

b)    Cambios en la estructura interna de la empresa: transición de una estructura funcional a una matriz equilibrada, o la introducción de nuevos enfoques de gestión como, por ejemplo, la metodología de la gestión de la calidad total. 

El cambio estratégico puede ser provocado por una variedad de situaciones distintas: 

En una situación ideal: una decisión tomada por la alta dirección para lograr una mejora significativa, o un cambio en los procesos de negocio, o una transición del producto de la empresa a un nuevo nivel de desarrollo. 

En una situación normal: una decisión tomada por la alta dirección de la empresa bajo una fuerte presión externa, o a fin de resolver problemas serios tales como una disminución notable de los beneficios, un déficit financiero, una eficiencia baja de los sistemas de gestión, etc. 

En una mala situación: una crisis o un colapso organizativo por el que resulta imposible seguir operando con la organización actual. 

Por desgracia, en la mayoría de los casos una mala situación desemboca en una destrucción organizativa. En el mejor de los casos, el colapso disminuye la eficiencia de los cambios estratégicos; en el peor de los casos, le niega a la alta dirección la oportunidad de implementar acciones estratégicas. Por consiguiente, el cambio estratégico tiene que llevarse a cabo antes de que la organización entre en una situación de crisis y sea evidente que el cambio es inevitable. 

Es fácil de comprobar si el evento del cambio encaja con todas las características de un proyecto. Ante todo, a fin de que el cambio sea un éxito tiene que: 

• Ser compacto en el tiempo. Si usted intenta prolongar un proceso de cambio durante un número desconocido de años, va a arruinar a la empresa. 

• Tener un alcance con metas claramente formuladas y objetivos claramente definidos. Cualquier intento de llevar a cabo un cambio sin que tenga un alcance bien determinado, nos llevará a gastar el tiempo y el dinero, sin lograr ningún resultado. 

• Tener un presupuesto determinado. Como en cualquier evento de cambio hay que tener en cuenta que habrá que hacer inversiones, es preciso ser cuidadoso para no llevar a la empresa al colapso financiero. Antes de que empiece, tendría que tener una comprensión clara de cómo va a meter a su organización en este estado especial y cómo va a sacarla de él. 

Como el proceso de cambio encaja con las características de un proyecto, puede gestionarse con la aplicación de la metodología de gestión de proyectos. Sin embargo, este tipo de proyecto tiene algunas características específicas, incluyendo el ambiente externo, la organización de la empresa, el proyecto y los efectos a largo plazo de un proyecto en este ambiente externo; las dificultades de aplicar los métodos de justificación financieros clásicos y la necesidad de tener en cuenta más indicadores cualitativos del éxito del proyecto; la necesidad de una cadena de relaciones más flexible y cambiante entre las actividades y los resultados finales, da más oportunidades de cambiar cualquiera de las secciones de la cadena. 

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Mientras Kof se preparaba para salir, empezó a sentirse más vivo al tomar conciencia de que por fin era capaz de reírse de sí mismo, vencer el miedo y seguir adelante.

–"¡Ha llegado el momento de volver al laberinto!"– anunció.

Kif no se rió ni reaccionó.

Kof cogió una pequeña piedra afilada y escribió un pensamiento serio en la pared para que su amigo reflexionase sobre él. Tal como tenía por costumbre, Kof incluso dibujó un trozo de queso alrededor de las palabras con la esperanza de hacer sonreír a Kif y de animarlo a buscar un nuevo queso, pero su amigo no quiso mirar.

En la pared se leía: 

"SI NO CAMBIAS, TE EXTINGUES" 

A continuación, Kof asomó la cabeza y observó el laberinto con ansiedad. Pensó en cómo había llegado a aquella situación de carencia de queso. Había creído que posiblemente no hubiera queso en el laberinto o que no iba a ser capaz de encontrarlo. Aquellos pensamientos llenos de miedo lo estaban paralizando y acabarían por matarlo.

Kof sonrió. Sabía que Kif se estaba preguntando: "¿Quién se ha llevado mi queso?", pero lo que él se preguntaba era: "¿Por qué no me puse en marcha antes, por qué no me moví cuando lo hizo el queso?"

Al adentrarse en el laberinto, Kof miró hacia atrás, consciente de la comodidad del espacio que dejaba, y se sintió atraído hacia aquel territorio conocido pese a que llevaba mucho tiempo allí sin encontrar queso. Se sentía cada vez más angustiado y se preguntó si realmente quería volver al laberinto.

Escribió una frase en la pared que tenía delante y se quedó un rato mirándola: 

"¿QUÉ HARÍAS SI NO TUVIESES MIEDO?" 

Pensó en ello. Sabía que, a veces, un poco de miedo es bueno. Cuando tienes miedo de que las cosas empeoren si no haces algo, el miedo puede incitarte a la acción. pero cuando te impide hacer algo, el miedo no es bueno.

Miró hacia la derecha. era una zona del laberinto en la que nunca había estado y sintió miedo. Entonces, respiró hondo y se adentró en el laberinto, avanzando con paso veloz hacia lo desconocido. Mientras intentaba encontrar el buen camino, lo primero que pensó fue que tal vez se habían quedado esperando demasiado tiempo en la Central Quesera "Q". Hacía tanto tiempo que no comía queso que se encontraba débil. Recorrer el laberinto le exigió más tiempo y esfuerzo de lo acostumbrado. Decidió que si alguna vez volvía a pasarle algo parecido, se adaptaría al cambio más deprisa. Eso facilitaría las cosas.

"Más vale tarde que nunca", se dijo con una exangüe sonrisa.

Durantes los días sucesivos, Kof encontró un poco de queso aquí y allá, pero no eran cantidades que durasen mucho tiempo. Esperaba encontrar una buena ración para llevársela a Kif y animarlo a que volviera al laberinto. Pero Kof no había recuperado la suficiente confianza en sí mismo. Tuvo que admitir que se desorientaba en el laberinto. Las cosas parecían haber cambiado desde la última vez que había estado allí.

Justo cuando pensaba que había encontrado la dirección correcta, se perdía en los pasillos. Era como si diese dos pasos adelante y uno atrás. Era todo un reto, pero tuvo que admitir que volver a recorrer el laberinto no era tan terrible como había temido.

Con el paso del tiempo, empezó a preguntarse si la esperanza de encontrar queso nuevo era realista. ¿No sería un sueño? De inmediato se echó a reír, al darse cuenta de que llevaba tanto tiempo sin dormir que era imposible que soñase. Cada vez que empezaba a desalentarse se recordaba a sí mismo que lo que estaba haciendo, por incómodo que le resultase en aquel momento, era mejor que quedarse de brazos cruzados sin queso. Estaba tomando las riendas de su vida en vez de dejar simplemente que las cosas ocurrieran.

Luego se recordó que si oli y Corri eran capaces de aventurarse, él también lo era.

Más tarde, Kof reconstituyó los hechos y llegó a la conclusión de que el queso de la Central Quesera "Q" no había desaparecido de la noche a la mañana, como había creído al principio. En los últimos tiempos, cada vez había menos queso y además, el que quedaba, ya no sabía tan bien. Tal vez el queso había empezado a enmohecerse y él no lo había notado. Tuvo que admitir, sin embargo, que, si hubiera querido, se habría percatado de lo que estaba ocurriendo. Pero no lo había hecho. 

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