"No emplees tu tiempo sólo en trabajar. Úsalo también para convencer... y generar así los acuerdos"

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gidval@gmail.com - (Valencia, España)

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viernes, 17 de julio de 2009

Comunicación y presencia

La comunicación es parte integrante de las empresas, en mayor grado cuando esta debe llevarse en la distancia. El flujo de información debe ser constante, puntual, certero y confiable. Esta confianza en la comunicación descansa en muchas ocasiones en el contacto personal, ese que llamamos “de tú a tú”, y en que se tienen en cuenta factores diversos además del contenido del mensaje. Pero, ¿qué importancia le damos al contexto situacional?

Evidentemente, no deberíamos establecer reuniones en el pasillo de una oficina; sabemos que la atención en ese lugar (como en el rellano de una escalera) va a quedar mermado por una ubicación desacertada. La atención y disponibilidad al mensaje es tan importante como el propio contenido, pues los sistemas de gestión de las empresas engloban tanto la forma como el fondo. Pero hablábamos del factor distancia al comienzo de la entrada, como elemento “distorsionador” de la efectividad de la comunicación. Si bien es cierto que hoy en día la tecnología nos ofrece medios que puedan paliar la imposibilidad presencial, también lo es que no podemos descansar nuestra vinculación con equipos al sistema de conexiones artificiales. No es que no debamos usarlo, pero no puede descuidarse el trato directo y presencial en el que observamos y participamos de tensiones, movimientos, emociones y entornos que nos sitúan en el marco predispuesto al mensaje.

Despachos, salas de reuniones, restaurantes o centros de negocios no se eligen al azar para comunicar el mensaje. Esos entornos son escogidos cuidadosamente en muchas ocasiones, con objeto de transferir sensaciones que influyan en el contenido y objetivo final de las reuniones. Desde poder hasta confianza, desde prepotencia hasta humildad, desde ostentosidad hasta austeridad, todo conforma un escenario propicio al motivo de la reunión. Situaciones estas que no pueden manifestarse en conjunto mediante la tecnología, por las carencias presenciales que no pueden ofrecer únicamente la voz o la imagen. Cierto: la tecnología es efectiva y nos ahorra tiempo y mucho dinero, siempre que nuestra intención sea concreta. Pero la tecnología también es pobre porque no nos provee de contexto suficiente… o nos lo puede modificar.

video

Fomente su trato con el equipo de ventas. No abuse del teléfono o la videoconferencia. Trate de tú a tú con sus vendedores, porque las relaciones personales son la base de los negocios con los clientes, pero también la base del liderazgo ante sus representantes. La presencia es un factor fundamental que acrecienta la vinculación, que potencia la conectividad cuando se dan los mensajes. Se destapan problemas ocultos, se incrementa la confianza y se abre la puerta a iniciativas cuando el contacto es frecuente.

Por ello, en la medida de lo posible, mantenga el vínculo personal con sus vendedores. Porque –no lo dude- siempre aprendemos y conocemos muchas más cosas de los demás cuando estamos frente a ellos.



11 comentarios:

  1. Hola, Germán.

    Lo has explicado perfectamente; si bien es cierto que en muchas ocasiones se abusa del contacto a través de reuniones innecesarias, o se utiliza demasiado el teléfono en detrimento de otras opciones tecnológicas más interesantes y productivas, también es verdad que éstas no pueden sustituir totalmente al contacto personal, que permite ese intercambio directo de pareceres, ese aprendizaje mutuo y esa mayor vinculación entre las personas en mucha mayor medida que la comunicación por otros medios.

    Muy buen artículo.

    Un saludo
    Pablo Rodríguez

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  2. Gracias, Pablo.
    En una ocasión estaba en el despacho del gerente de una empresa para la que trabajé. Junto a este, una sala de reuniones en la que se oía una voz cabreada. No soltaba exabruptos, pero casi. En un momento determinado, el gerente salió de su despacho y me asomé al acceso con la sala de reuniones. En una pantalla, la cara de pocos amigos del director general seguía hablando (yo no estaba en su campo de visión, gracias a Dios). Pero no te imaginas la sensación de artificialidad, máxime cuando no podía ver a la persona receptora (precisamente... ¡el responsable de RRHH de la empresa!). Y ahí comprobé, de primera mano, las verdaderas limitaciones de la tecnología de la comunicación.
    Gracias por participar, Pablo. Tus comentarios siempre son de agradecer.
    Un abrazo.

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  3. Hola Germán:

    Mi experiencia laboral aún no me ha llevado hasta el punto de usar vídeoconferencia, pero ya sabes que el teléfono y el correo electrónico está más que implementado.

    En algunas ocasiones no he podido reprimir la risa cuando observo ciertos comportamientos, digamos, "desafortunados". Lo mismo me encuentro en el correo la petición de algún informe cuando acabo de tropezarme con el peticionario sin que me haya dicho siquiera "Oye, que te he enviado tal cosa", como si quien acabara de pasar a su lado fuera un "ente indeterminado". Pero si éso me desconcierta, lo hace mucho más escuchar a grito pelado cuando me llaman o a cualquiera de mis compañeros, desde la planta superior (aclaro, es una nave industrial con facilidad de acceso de una planta a la otra). En estas ocasiones pienso "¿y el teléfono no funciona?".

    Si bien es cierto que la tecnología ayuda por su prontitud, también es verdad que nos deshumaniza. Ni todo es un correo electrónico, máxime dentro del mismo espacio, ni se pueden estar dando gritos como cuando tu madre, desde el balcón, te llamaba: "Maríaaaaaaa, venga ya pa' casa, que es tarde".

    Como dije, son ocasiones desafortunadas, pero no deberíamos olvidar que nos relacionamos con personas adultas que merecen un respeto y el trato directo, de tú a tú, es importante.

    Un saludo
    María Hdez.

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  4. En mi opinión y aclarando que comparto buena parte de lo que dices en cuanto a las bondades del trato personal y de la importancia del escenario, las herramientas de comunicación (y digo herramientas y no contacto físico que también) tienen mucho que mejorar pero acabarán siendo el modo en que nos vamos a relacionar unos y otros no sólo en el ámbito profesional sino en el privado cuando exista distancia entre los interlocutores.
    Lo que me induce a pensar esto es el coste que supone y va a suponer el desplazamiento hasta donde se encuentre el o los interlocutores considerando que las distancias entre ellos tienden ya a crecer por culpa de la dichosa globalización. Y no es broma, porque mi hija ha estado a punto de aceptar un trabajo en Austria y su anterior novio era sueco.
    Los que pertenecemos a nuestra generación probablemente no lo concibamos pero creo que nuestros hijos asistirán a lo que predigo. De la misma forma que hace unos pocos años medidos en términos cronológicos pero casi años luz en términos tecnológicos no existían las herramientas con las que todos interactuamos actualmente. La videoconferencia, por ejemplo, ha resultado ser una castaña, casi un intento fallido pero estoy seguro que lo que ahora nos parece cienciaficcíón más pronto que tarde estará entre nosotros y tendrá que inventarse nuevas formas excelentes de comunicación y de relación.
    Los de nuestra quinta quedaremos como románticos obsoletos de la misma forma que mi madre no sabe utilizar ni piensa un teléfono móvil. Qué se le va a hacer. Ya veréis la de historias del abuelo cebolleta que les contaremos a nuestros nietos.
    En cuanto al video que nos presentas no te creas que es tan disparatado. Hace unos pocos años en una videoconferencia la cámara se volvió loca y empezó a barrer la sala en la que, además de los videoconferenciantes, había unos compañeros que se suponía que debían estar trabajando y en lugar de eso se estaban pegando una siesta. Eso pasó en una empresa que cotiza en el IBEX 35 y no puedo dar más datos, pero el escalafón corrió unos cuantos peldaños en una sola tacada ;-)
    Un saludo y buen fin de semana.

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  5. Hola, María.
    Te confieso que no sé usar el correo electrónico. Y con esto me refiero al hecho de querer sintetizar, quizá buscando la productividad propia y del receptor del mensaje. De verdad, no sé hacerlo. Incluso al escribir un mensaje creo que debo dar ciertos matices que no induzcan a confusión, precisamente porque yo mismo he confundido en alguna ocasión el verdadero sentido del mensaje que recibía.
    La humanización, en efecto, es fundamental. Precisamente leí en un post tuyo de "Bloguear por bloguear" la necesidad de querer cuidar de nuestro entorno en la empresa, de nuestros compañeros y nuestros proyectos. En este sentido, cuanto más podamos fomentar el trato directo, más conoceremos a fondo nuestro entorno.
    Gracias por pasarte, María. Y gracias por este sentido que das a la aportación.
    P.D.: menos mal que en la empresa no hay nadie llamado "Josua". Las carcajadas en la nave iban a oírse desde la gasolinera del polígono.
    Un abrazo.

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  6. Hola, Josep.
    Tienes toda la razón. Esto es una carrera sin retorno (el del avance de las tecnologías y su aplicación a la comunicación entre las empresas y delegaciones). Por supuesto, el sentido del post estriba en aquellos casos en que se abusa de estas cuestiones por mor de la falta de tiempo, cuando la distancia es salvable.
    Pero recientemente hablaba con un amigo sobre los acuerdos que debe renovar anualmente con los agentes o corresponsales.
    -"¿Cada cuánto tiempo los visitas?" -le pregunto.
    -"Cada seis meses, a los más frecuentes".
    -"¡Contra!" -me sale, así, de una forma natural (vale, confieso que dije algo un pelín más malsonante).
    -"¿Crees que es poco o mucho?" -me pregunta.
    -"Pues depende del interés que tengas con la fluidez de sus gestiones. Ten en cuenta que tú no negocias exclusivamente acuerdos, sino que también debes pugnar por los servicios".
    -"Bueno, pero está el teléfono" -me dice.
    A los cinco minutos -y esto es verídico- recibe una llamada desde el despacho. Problemas con dos de los agentes. En un par de días, tras muchos meses, viaje al canto para reorientar los intereses mutuos...
    Con esto quiero decir que, siempre que sea posible, es mejor fomentar las relaciones personales. Las de tú a tú, a igualdad de intereses económicos, fructifican siempre mejor. No obstante, coincido contigo en que las tecnologías de la comunicación son necesarias y lo van a ser cada vez más. Pero siempre que podamos... veámonos.
    Gracias por tu aportación, Josep. Y perdona, porque creo que en extensión m'e pasao (¿no te decía, María?).
    Un abrazo y buen fin de semana. Y recuerdos a Mar.

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  7. Germán, ¡Cuántos negocios se han perdido o ganado debido a la buena o mala escogencia del lugar de reunión! La situación forma parte del mensaje y a veces es como el envoltorio de lo que se quiere decir. Es por eso que la presencia sigue aportando ese punto a favor que la virtualidad de la red aún no ha podido superar: presencia+situación=reunión
    Slds
    SM

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  8. Hola, Senior, así es. El entorno condiciona también la conversación, y nos faculta para posicionarnos en el rol que queremos desempeñar. La red es importante, siempre que sepamos prescindir, precisamente, de ella. Y es que el cara a cara nunca dejará de darnos más información que el apoyo tecnológico.
    Muchas gracias por pasarte y participar.
    Un cordial saludo.

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  9. Hola, Germán, hace tiempo que no te veo por la blogosfera. ¿Qué tal? ¿De vacaciones?

    Un abrazo
    Pablo Rodríguez

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  10. Hola, Pablo:
    he visto la inserción de tu comentario de casualidad.
    Estoy de voluntario. Decidí atender en una residencia de ancianos este verano. Ya os contaré la experiencia, que está siendo interiormente productiva.
    Perdonad que no avisara de mi desconexión temporal, pero el asunto salió de forma imprevista. Y, la verdad, es algo que "engancha".
    Un cordial saludo, Pablo.

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  11. Caray, fantástico, seguro que es una experiencia estupenda...

    Nada que perdonar, al contrario. Bueno, ya nos comentarás, y disfruta de la experiencia.

    Saludos
    Pablo

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